Microsoft SharePoint 2007 Unleashed
DESCRIPTION
SharePoint provides a cost-effective, easy-to-implement solution for organizations interested in enhancing team collaboration, document management, and search functionality and in providing a portal to access corporate resources and intranet/extranet environments. The SharePoint 2007 family (consisting of Windows SharePoint Service 3.0 and Microsoft Office SharePoint Server 2007) build upon these features and toolsets and introduce a staggering array of new tools and capabilities that undeniably make SharePoint 2007 an enterprise-class solution.
This new edition walks IT professionals, website designers, SharePoint administrators, and SharePoint power users through the design, implementation, and customization process. Exciting new capabilities such as workflow, records management, web content management, business processes, and business intelligence features are covered in depth. Best practices are provided for planning the architecture, scaling to meet the organization?s needs, migrating from SharePoint 2003, and managing the farm or multi-farm environment.
Part I: SharePoint 2007 Overview, Planning, and Implementation provides an introduction to SharePoint 2007 technologies and covers the architecture process. Details on installing SharePoint 2007 and processes for migrating from SharePoint 2003 are included.
Part II: Using SharePoint 2007 Technologies covers the core feature set of SharePoint 2007 that power users and administrators will need to master, including libraries, lists, designing and managing pages, workspaces, and sites.
Part III: Managing a SharePoint Environment provides best practices on managing and administering the SharePoint infrastructure, securing the environment, maintaining and managing the environment and databases, and backing up and restoring the SharePoint 2007 environment.
Part IV: Extending the SharePoint Environment goes into detail on the topics of configuring email-enabled content, Exchange Server integration, enabling presence information with Office Communication Server 2007, and securing remote access with ISA Server 2006. In addition, chapters are included on using SharePoint Designer 2007.
Table of Contents
Introduction............................................1
Part I SharePoint 2007 Overview, Planning, and Implementation
1 Introducing SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
Understanding the Business Needs and Drivers for SharePoint 2007 . . . . . . . . . 6
Organizing and Streamlining Document Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Collecting and Organizing Data with Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Providing Collaborative Structure with Workspaces, Pages, and Sites . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . 13
Personalizing SharePoint Server 2007 with Personal Sites . . . . . . . . . . . . . . 15
Collaborating with SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Leveraging Workflow for Enhanced Collaboration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Enhancing Calendaring. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Blogging with SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Using Wikis for User-Generated Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Determining User Presence Information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Accepting Emails Directly into Site Content. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Presenting and Navigating Content in SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Using the Sites Directory to Find Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Managing Content in SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Restricting Data Abilities Using Information Rights Management . . . 22
Assigning Retention and Auditing Policies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Finding Information with SharePoint Indexing and Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Using Improved SharePoint Search Capabilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Creating and Managing Search Scopes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Comparing the Versions of SharePoint. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Detailing the Specific SharePoint 2007 Products . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Outlining Key Features Differences Between WSS and MOSS. . . . . . . . . . 27
Integrating Office 2007 Components with SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Integrating Outlook 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Using Word 2007 with SharePoint Sites. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Managing Excel 2007 and Excel Services for SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Customizing SharePoint Content with SharePoint Designer 2007 . . . 31
Administering and Monitoring SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Backing Up and Restoring SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Using the SharePoint Best Practices Analyzer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Monitoring a SharePoint Environment with the SharePoint
Management Pack for Microsoft Operations Manager 2005 . . . . . . . . . 34
Securing the SharePoint Environment with ISA Server 2006 . . . . . . . . . . 35
Summary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Best Practices. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
2 Planning and Architecting a SharePoint 2007 Deployment . . . . . . . . . . . . . . . . . .39
Understanding SharePoint Design Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Viewing SharePoint Components from a High Level . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
SharePoint Farm. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Shared Services Providers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Excel Calculation Servers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Search Servers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Index Servers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Web Servers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Database Servers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Content Databases. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Web Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Site Collections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
SharePoint Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Root Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . 43
Managed Paths . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Site Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Architecting the SharePoint SQL Database Environment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Choosing SQL Server Version for SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Understanding SQL Server 2005 Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Architecting Server and Farm Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Designing the Farm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Designing Shared Services Providers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Determining Server Role Placement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Examining Real World SharePoint 2007 Deployments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Viewing a Sample Single-Server SharePoint Deployment . . . . . . . . . . . . . . . 47
Viewing a Sample Small SharePoint Farm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Viewing a Sample Mid-Sized SharePoint Farm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Viewing a Sample Large SharePoint Farm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Summary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Best Practices. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
3 Planning Redundancy and Scaling the SharePoint Environment . . . . . . . . . . . . .53
Understanding Scalability for SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Mapping SharePoint Functionality to Business Needs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Planning for Capacity with SharePoint. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Gauging Content Growth . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Scaling Logical SharePoint Components. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
Scaling Out with Site Collections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
Scaling Out with IIS Virtual Servers and Web Applications . . . . . . . . . . . . 56
Utilizing and Understanding Clustering for SharePoint. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Understanding Active/Passive Clustering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Understanding the Active/Active Clustering Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Choosing the Right Clustering Technology for SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Choosing Microsoft Cluster Service for SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Choosing Network Load Balancing for SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Scaling SQL Server with High Availability Alternatives. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Log Shipping . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Windows 2003 and SQL Server 2005 Clustering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Database Mirroring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Choosing the Appropriate SQL Server High Availability Alternative . . . . . . . . 65
Scaling Across a SharePoint Farm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Defining Farm Server Components. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Utilizing Shared Services Across SharePoint Farms. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Justifying and Deploying Business Portals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
Leveraging Various SharePoint Components for a Portal Solution. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68
Leveraging Full Portal Collaboration with Office 2007/2003 Technologies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Managing Business Processes with BizTalk Server 2006. . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Improving Communications and Collaboration with Exchange Server 2007 Integration . . . . . . . . . . . 69
Addressing Common Business Issues with SharePoint Features. . . . . . . . . . . . . . . 70
Addressing the Redundant Re-creation of Documents with SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Addressing the Inability to Efficiently Search Across Different Types of Content. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Addressing Inefficient Means of Document Collaboration with SharePoint Document Libraries. . . . . . . . . . . . . .. . 71
Addressing the Excessive Use of Email Attachments/Ability to Know When Documents Have Been Modified . . . . . . . . . . . 72
Addressing Difficulty Organizing or Classifying Content. . . . . . . . . . . . . . . 72
Addressing Access to Line-of-Business Application Information . . . . . . 73
Using SharePoint for Sharing Information with Partners, Vendors, and/or Clients. . . . . . . . . . . . . 74
Deploying a Team Collaboration Solution with SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Outlining Business Needs for the Team Collaboration Solution . . . . . . 74
Implementing a Team Collaboration Solution with SharePoint . . . . . . 75
Outlining Ideas for Using the Team Collaboration Solution . . . . . . . . . . . 75
Deploying a Corporate Intranet Solution with SharePoint. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Meeting Business Needs with the Corporate Intranet Solution . . . . . . . 76
Implementing the Corporate Intranet Solution. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Ideas for Using the Corporate Intranet Solution. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Deploying a Customer Extranet Solution with SharePoint. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Meeting the Business Needs of the Customer Extranet Solution . . . . . 79
Implementing the Customer Extranet Solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Outlining Ideas for Using the Corporate Extranet Solution . . . . . . . . . . . . 81
Summary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Best Practices. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
4 Planning the SharePoint 2007 User Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . .85
Key Components of the User Environment Design Process. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Prioritizing the Goals for the Design of the SharePoint 2007 Environment . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Identify the Key Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Documenting the Design Decisions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Designing the Windows SharePoint Services Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
Design Options for Site Collections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Planning Groups and Security Settings for Windows SharePoint Services 3.0 . . . . . . . . . . . 94
Designing the SharePoint Server 2007 Environment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Choosing the Right Site Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Planning Groups and Security Settings for SharePoint Server 2007 . . . . . . . . . . . . . . . 97
Additional Design Decisions for SharePoint Server 2007. . . . . . . . . . . . . . . . 98
Customizing the Site Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Designing My Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
Planning the Desktop Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Adopting Windows Vista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Browser Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Planning for Microsoft Office Product Integration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
Reviewing Lessons Learned from Previous SharePoint Implementations . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Adoption Patterns for SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Planning Architecture Upgrades Based on Usage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
Typical Problems Encountered . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
Staffing for SharePoint Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
5 Installing Windows SharePoint Services and Microsoft Office SharePoint Server 2007 . . .. . . . .115
Examining SharePoint Installation Prerequisites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Defining Hardware Prerequisites for SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Examining Software Requirements for SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . 116
Outlining Additional Prerequisites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Installing the SharePoint Server Operating System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
Installing Windows Server 2003 Base OS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
Updating and Patching the Operating System. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Installing the SharePoint Database Platform. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
Installing the Prerequisite IIS Admin Tool . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Installing SQL Server 2005 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
Installing Microsoft Office SharePoint Server 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
Installing SharePoint 2007 IIS Prerequisites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
Installing .NET Framework 3.0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
Installing the MOSS 2007 Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Configuring Services on the Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
Create the First Web Application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Configuring Farm Shared Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Creating the First Site Collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Installing Windows SharePoint Services 3.0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Performing WSS Prerequisite Tasks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Installing WSS 3.0 on a Single Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
6 Migrating from SharePoint 2003 to SharePoint 2007 . . . . . . . .. .145
Formulating a Migration Strategy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 145
Outlining Supported Migration Scenarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Assessing Site Migration Readiness. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Creating a Prototype Test Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
SQL Database Upgrade Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
Examining SharePoint 2007 Migration Paths. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
Examining the In-Place Upgrade Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
Examining the Gradual Migration Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
Considering Alternative Migration Strategies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Performing an In-Place Upgrade of a SharePoint Environment . . . . . . . . . . . . . 150
Installing .NET Framework 3.0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Running the Pre-Upgrade Scan Tool. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . 151
Correcting Pre-Upgrade Scan Tool Issues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . 153
Performing the Upgrade. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Resetting Unghosted Sites to SharePoint 2007 Site Definitions . . . . . 157
Performing a Gradual Migration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
Adding Additional Servers to the Upgrade Farm. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
Upgrading Site Collections Using the Gradual Approach . . . . . . . . . . . . . 160
Finalizing the Gradual Migration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Performing Advanced Migrations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
Setting Up the Staging Server. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
Exporting and Importing Sites Using STSADM. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
Upgrading the Standby Server to SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Using ISA Server 2006 to Provide for Split Migration Paths . . . . . . . . . . 165
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
Part II Using SharePoint 2007 Technologies
7 Using Libraries and Lists in SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . .169
SharePoint 2007 Libraries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
Using SharePoint 2007 Libraries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
Edit Menu Options for Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
Other Types of Libraries in SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
SharePoint 2007 Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . 202
Using SharePoint 2007 Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222
Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222
8 Managing Libraries and Lists in SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . .225
Planning Lists and Libraries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226
Planning Library Configurations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227
Planning List Configurations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230
Using Site Columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
Using Content Types. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235
Creating Libraries in SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241
Creating a Document Library. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242
Creating Other Libraries. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
Configuring Document Library Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244
Document Library Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244
Document Library Permissions and Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253
Document Library Communications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257
Customizing SharePoint 2007 Libraries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262
Creating Columns in Document Libraries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262
Column Ordering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268
Column Indexing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268
Creating Views in Document Libraries. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
Creating Lists in SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272
Customizing SharePoint 2007 Lists. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
Versioning Settings for a List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
Advanced Settings for a List. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
Managing Lists and Libraries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280
Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280
9 Designing and Managing Pages, Workspaces, and Sites in SharePoint 2007 . . . . . . .283
Planning Pages, Workspaces, and Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284
Creating Pages and Workspaces in SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292
Creating Basic Pages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293
Creating Web Part Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294
Creating Workspaces in SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296
Creating Sites from the Collaboration Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303
Team Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303
Blank Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303
Wiki Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304
Blog Site. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306
Creating Sites from the Enterprise Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309
Document Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310
Records Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312
Personalization Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312
Site Directory. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315
Report Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320
Search Center. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321
Creating Sites from the Publishing Tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323
Configuring the Look and Feel of Sites. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323
Basic Customizations Using Icons and Master Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324
Navigation Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324
Site Themes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326
Save Site as a Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326
Reset to Site Definitions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328
Mobile Pages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328
Using the Galleries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330
Web Part Gallery . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333
Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333
10 Using Word, Excel, and Excel Services with SharePoint 2007 335
Overview of the New File Types in Office 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336
Using Word 2007 and 2003 with SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336
Strategies for ?Mixed? Word (2007, 2003, and Earlier) Environments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336
Using Word 2003 with SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339
Using Word 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341
Using Excel with SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348
Using Excel 2003 with SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348
Using Excel 2007 with SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352
Excel Services in SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359
Excel Services Settings in Shared Services Administration . . . . . . . . . . . . 359
Using the Excel Web Access Web Part. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360
Supported and Unsupported Features When Loading a
Workbook in Excel Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364
Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364
11 Leveraging Additional Office 2007 Products in a SharePoint 2007 Environment . .. . . . .367
Using Outlook 2007 with SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367
Using Outlook 2003 with SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368
Using Outlook 2007 with SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370
Using Access 2007 with SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379
Linking List Information to an Access 2007 Database. . . . . . . . . . . . . . . . . . 380
Exporting List Information to an Access 2007 Database. . . . . . . . . . . . . . . 381
Creating Email from Access 2007 Requesting Input . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 382
Reporting Tools in Access 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 385
Creating SharePoint 2007 Lists in Access 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 385
Using Project 2007 with SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 386
Using Visio 2007 with SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387
Link SharePoint List Data to Shapes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387
Leveraging SharePoint 2007 to Publish Visio 2007 Files. . . . . . . . . . . . . . . 388
Using Visio 2007 for Quick Gantt Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389
Using Visio with SharePoint 2007 Tasks Lists. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390
Using PowerPoint 2007 with SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391
Using OneNote 2007 with SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394
Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394
12 Implementing Records Management and Enabling Web Content Management in SharePoint 2007 . . . .397
Implementing Records Management in SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398
Creating the Records Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399
Configuring a Records Center as an External Service Connection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400
Enabling Auditing for the Site Collection. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401
Creating Site Collection Policies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403
Using Content Types to Ensure Proper Categorization in the Records Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403
Creating Additional Document Libraries in the Records Center . . . . 406
Modifying the Record Routing List to Route Content Types . . . . . . . . . 406
Email Content as Records. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407
Enabling Web Content Management in SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408
Publishing Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410
Publishing Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410
Edit Content in the Field Controls. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413
Leveraging Reusable Content. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416
Choosing a Different Master Page for a Publishing Site. . . . . . . . . . . . . . . . 416
Modifying the Master Page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417
Creating Master Pages and Page Layouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421
Cache Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423
Working with Site Variations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425
Document Conversion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427
Web Publishing and Deployment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 428
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432
Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432
13 Benefiting from the Enhanced Search Capabilities in SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . .435
Comparing Search Functionality in Different Versions of SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436
Windows SharePoint Services 3.0 Search Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437
Testing Windows SharePoint Services Search Functionality . . . . . . . . . . 438
Excluding .aspx Pages from Indexing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 440
Rebuilding the Index. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441
SharePoint Server 2007 Search Capabilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442
Managing Search Configuration Settings in SharePoint Server 2007. . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . 444
Search Services in SharePoint Server 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 444
Configuring Search Settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445
Search Usage Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 460
Search Settings for a Site Collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461
Create Keywords and Best Bets. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461
Modifying the Default Search Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 462
Adding IFilters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 465
Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 466
Part III Managing a SharePoint Environment
14 Managing and Administering SharePoint Infrastructure . . . . . . . . . . . . . . . . . .469
Administering Windows SharePoint Services Site Settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 469
Users and Permissions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470
Look and Feel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 472
Galleries. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474
Site Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 476
Site Collection Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 478
Operations Management with the SharePoint Central Admin Tool . . . . . . . 481
Topology and Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 482
Security Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 484
Logging and Reporting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 484
Upgrade and Migration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 486
Global Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 487
Backup and Restore. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 490
Data Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 492
Content Deployment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 492
Application Management with the SharePoint Central Admin Tool. . . . . . . 493
SharePoint Web Application Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 493
SharePoint Site Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 496
Search. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 497
InfoPath Forms Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499
Office SharePoint Server Shared Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 500
Application Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 501
External Service Connections. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 501
Workflow Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 503
Managing Shared Services in SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 504
User Profiles and My Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 504
Search. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 507
Office SharePoint Usage Reporting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 507
Audiences. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 510
Excel Services Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 510
Business Data Catalog. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 512
Using Additional Administration Tools for SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 513
Command-Line Administration of SharePoint Using the STSADM Tool . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 514
Working with the Internet Information Services Manager Tool. . . . . 516
SQL Administration for SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 516
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517
Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517
15 Securing a SharePoint Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . .519
Identifying Isolation Approaches to SharePoint Security. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 519
Isolating SharePoint Data with Separate SharePoint Lists . . . . . . . . . . . . . 520
Isolating SharePoint Through Deployment of Separate Sites or Site Collections . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . .. . . 520
Isolating SharePoint with Separate Host Headers and Virtual Servers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 520
Isolating SharePoint with Separate Physical Servers or Networks . . . 521
Physically Securing SharePoint Servers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 521
Restricting Physical Access to Servers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 521
Restricting Login Access. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 522
Using the Run As Command for Administrative Access . . . . . . . . . . . . . . . 523
Securing SharePoint Access by Using Smartcards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 524
Securing SharePoint?s SQL Server 2005 Installation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 525
Windows Versus SQL Server Authentication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 525
Understanding the SA Account and Setting a Strong Password . . . . . 527
Minimize SQL Server 2005 Attack Surface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 528
Managing Services and Connections to Reduce Surface Attack. . . . . . 529
Using SQL Server Security Logs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 531
Hardening SharePoint Server Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 533
Hardening a Server with the Security Configuration Wizard in
Windows Server 2003 Service Pack 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 533
Using Security Templates to Secure a SharePoint Server . . . . . . . . . . . . . . . 534
Shutting Off Unnecessary Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 535
File-Level Security for SharePoint Servers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 536
Exploring NT File System Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 536
Auditing File Access to SharePoint Servers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 537
Securing a SharePoint Farm Using Windows Server Update Services . . . . . . 538
Understanding the Background of WSUS: Windows Update. . . . . . . . . 539
Deploying the Automatic Updates Client. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 539
Understanding the Development of Windows Server
Update Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 539
Examining WSUS Prerequisites. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 540
Installing a Windows Server Update Services System. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 540
Setting WSUS Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 542
Synchronizing a WSUS Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 542
Approving WSUS Software Patches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 543
Automatically Configuring WSUS Clients via Group Policy. . . . . . . . . . 545
Deploying Security Patches with WSUS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 547
Verifying Security Using the Microsoft Baseline Security
Analyzer (MBSA) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 547
Installing MBSA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 548
Scanning for Security Vulnerabilities with MBSA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 549
Viewing MBSA Security Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 549
Deploying Transport-Level Security for SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 551
Realizing Security by Deploying Multiple Layers of Defense . . . . . . . . . 551
Understanding Encryption Basics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 551
Using Virtual Private Networks to Secure Access to SharePoint . . . . . . . . . . . . . 552
Examining VPN Tunnels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 552
Reviewing Tunneling Protocols . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 552
Outlining the PPTP and L2TP Protocols. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 553
Detailing the L2TP/IPsec Secure Protocol . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 553
Examining Integration Points Between SharePoint and Public Key
Infrastructure. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 554
Understanding Private Key Versus Public Key Encryption . . . . . . . . . . . . 554
Using SSL Certificates for SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 554
Using Windows Server 2003 Certificate Services for
SharePoint Servers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . 555
Examining Smartcards PKI Authentication for SharePoint. . . . . . . . . . . . 557
Examining the Encrypting File System (EFS). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 557
Integrating PKI with Non-Microsoft Kerberos Realms . . . . . . . . . . . . . . . . . . 557
Examining IPsec for Internal SharePoint Encryption. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 558
Reviewing the IPsec Principle. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 558
Detailing Key IPsec Functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 558
Understanding IPsec NAT Traversal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 559
Configuring Simple IPsec Between SharePoint Servers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 560
Viewing the IPsec Security Monitor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 560
Establishing an IPsec Policy on the SharePoint Server . . . . . . . . . . . . . . . . . 561
Establishing an IPsec Policy on the Client. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 562
Verifying IPsec Functionality in Event Viewer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 562
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 564
Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 564
16 Maintaining and Monitoring SharePoint 2007 Environments and Databases . . . . . . . . . . .567
Managing a SharePoint Server Remotely. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 567
Using the Remote Desktop for Administration to Administer a SharePoint Server. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .568
Using the Remote Control Add-on for Active Directory Users and Computers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 569
Using Microsoft Operations Manager (MOM) 2005 to Simplify Management of SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 570
Taking a Close Look at Microsoft Operations Manager (MOM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .570
Downloading and Extracting the SharePoint 2007 Management Pack for MOM 2005 . . . . . . . . . . . . .. . . . . . 571
Importing the Management Pack File into MOM 2005. . . . . . . . . . . . . . . . 572
Allowing Manual Agent Installs on the MOM Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . 573
Installing the MOM Agent on the SharePoint Server. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 573
Monitoring SharePoint Functionality and Performance with MOM . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . 575
Establishing a SQL Server Maintenance Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 576
Creating a Maintenance Plan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 577
Viewing Maintenance Plans. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 582
Establishing Maintenance Schedules for SharePoint. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 584
Outlining Daily Maintenance Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 585
Performing Weekly SharePoint Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 588
Performing Monthly Maintenance Tasks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 589
Performing Quarterly Maintenance Tasks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 591
Summary of Maintenance Tasks and Recommendations . . . . . . . . . . . . . . 591
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 592
Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 592
17 Backing Up and Restoring a SharePoint Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . .595
Backing Up and Recovering SharePoint Components. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 595
Using and Administering the Recycle Bin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 597
Examining the Two Stages of the Recycle Bin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 597
Enabling Recycle Bin Functionality in SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 599
Using the SharePoint Central Admin Tool Backup and Restore Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 600
Performing a Backup Using the SharePoint Central Admin Tool . . . 600
Restoring SharePoint Using the Central Admin Tool . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 602
Backing Up and Restoring with SharePoint Designer 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 604
Backing Up SharePoint Sites Using SharePoint Designer 2007. . . . . . . 605
Deleting and Re-creating Sites in Anticipation of a Full Restore . . . . 606
Restoring Sites from SP Designer Backups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 607
Using STSADM to Move or Back Up Site Collections. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 608
Backing Up Site Collections with STSADM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 608
Deleting a Site Collection in Advance of a STSADM Restore . . . . . . . . . 609
Restoring SharePoint Site Collections Using the STSADM Utility. . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . 610
Automating Backups Using a Custom Script That Invokes STSADM. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 610
Scheduling the Custom STSADM Backup Script Using Windows Scheduler. . .. . . . . . . . . . . . . . 618
Backing Up Internet Information Services Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 620
Performing SQL Database?Level Backups and Restores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 620
Understanding SQL Server Backup Methods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 621
Understanding SQL Server Recovery Models. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 624
Examining a Real-World SharePoint Database Backup Scenario. . . . . 625
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 626
Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 627
Part IV Extending the SharePoint Environment
18 Configuring Email-Enabled Content and Exchange Server Integration . . . . . . . . . . . . . . . . . .631
Enabling Incoming Email Functionality in SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 632
Installing the SMTP Server Service on the SharePoint Server. . . . . . . . . 632
Configuring the Incoming Email Server Role on the SharePoint Server. . . . . . . . . . . . . 633
Using the Directory Management Service. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 635
Working with Email-Enabled Content in SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 635
Using Email-Enabled Document Libraries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 635
Configuring Email-Enabled Lists. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 636
Understanding Microsoft Office Exchange Server 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 638
Outlining the Significant Changes in Exchange Server 2007 . . . . . . . . 638
Outlining Exchange Server 2007 Server Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 639
Planning for an Exchange Server 2007 Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 640
Planning for Exchange Active Directory Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 640
Planning for the Mailbox Server Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 641
Planning for the Client Access Server Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 642
Planning for the Edge Transport Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 643
Planning for the Hub Transport Role. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 643
Planning for the Unified Messaging Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 644
Understanding a Sample Deployment Scenario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 644
Integrating Exchange 2007 with SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 645
Using an Exchange Server as an Outgoing Email Server for SharePoint. . . . . . . . . . . . . . . . . . 646
Linking to Calendars, Contacts, and Inbox Items in Exchange 2007 from SharePoint Sites. .. . . . . . . . . 646
Using SharePoint 2007 to Replace Exchange Public Folders. . . . . . . . . . 647
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 647
Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 647
19 Enabling Presence Information in SharePoint with Microsoft Office Communications Server 2007 . . . . . . .649
Configuring Presence Within SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 650
Enabling Presence Information on a Web Application. . . . . . . . . . . . . . . . . 651
Examining Presence Functionality Within a SharePoint Site Collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 652
Understanding Microsoft?s Unified Communications Strategy. . . . . . . . . . . . . . 652
Outlining the History of the Unified Communications Products. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 652
Exploring the Office Communications Server 2007 Product Suite. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 653
Viewing the Communicator Client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 655
Installing Office Communications Server 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 655
Extending the AD Schema. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 655
Preparing the AD Forest . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 658
Prepping the Domain . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 659
Delegating Setup and Administrative Privileges. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 660
Configuring IIS on the Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 662
Deploying an OCS 2007 Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 663
Configuring the Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 664
Configuring Certificates for OCS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 667
Starting the OCS Services on the Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 669
Validating Server Functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 669
Installing the Admin Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 670
Exploring Office Communications Server Tools and Concepts. . . . . . . . . . . . . . 671
Administering Office Communications Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 671
Adding Users to OCS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 671
Configuring User Settings from the OCS Admin Tool. . . . . . . . . . . . . . . . . . 671
Configuring Server Settings from the OCS Admin Tool . . . . . . . . . . . . . . . 673
Using the Instant Messenger Filter in OCS 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 673
Installing and Using the Communicator 2007 Client. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 674
Using the Communicator 2007 Client. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 674
Installing the Communicator 2007 Client. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 674
Installing and Configuring Live Communications Server 2005 SP1 . . . . . . . 675
Installing Live Communications Server 2005 SP1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 675
Examining the Communicator 2005 Client. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 676
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 677
Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 677
20 Providing Secured Remote Access to SharePoint Using ISA Server 2006 . . . . . . . . . . . . . . . . . .679
Understanding the Internet Security and Acceleration Server 2006 . . . . . . . 680
Outlining the Need for ISA Server 2006 in SharePoint Environments . . . . 680
Outlining the High Cost of Security Breaches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 681
Outlining the Critical Role of Firewall Technology in a Modern Connected Infrastructure . . . . . . . . . . . . . . . . . 681
Understanding the Growing Need for Application-Layer Filtering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 682
Outlining the Inherent Threat in SharePoint HTTP Traffic . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 683
Understanding Web (HTTP) Exploits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 684
Securing Encrypted (Secure Sockets Layer) Web Traffic . . . . . . . . . . . . . . . . 684
Securing Access to SharePoint with Secure Sockets Layer Encryption . . . . . 685
Installing a Third-Party Certificate Authority on a SharePoint Server. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 686
Using an Internal Certificate Authority for SharePoint Certificates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 688
Forcing SSL Encryption for SharePoint Traffic . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 692
Securing SharePoint Sites with ISA Server 2006. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 693
Configuring the Alternate Access Mapping Setting for the External URL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 694
Installing an SSL Certificate on a SharePoint Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 695
Exporting and Importing the SharePoint SSL Certificate to the ISA Server. . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . 696
Creating a SharePoint Publishing Rule. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 699
Logging ISA Traffic . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 705
Examining ISA Logs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 705
Customizing Logging Filters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 706
Monitoring ISA from the ISA Console . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 707
Customizing the ISA Dashboard. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 707
Monitoring and Customizing Alerts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 708
Monitoring Session and Services Activity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 710
Creating Connectivity Verifiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 711
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 713
Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 713
21 Using Designer 2007 to Extend SharePoint 2007 Workflows and Customize the User Experience . . . . . . .715
Workflow Basics in SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 716
Configuring Workflow Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 716
Predefined Workflows. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 717
Deciding Where to Add the Workflow. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 718
Using a Predefined Workflow. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 718
Accessing Reports About Workflows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 722
Creating a Three-State Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 723
Creating a New Customized Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 724
Authoring Workflows Using SharePoint Designer 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 729
Preparing to Create a Workflow in Designer 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 730
Creating a Designer 2007 Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 732
Executing a Designer 2007 Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 736
Additional Designer 2007 Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 737
Site Management Tools. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 738
Editing Standard SharePoint 2007 Sites. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 740
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 742
Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 742
22 Exploring Business Process and Business Intelligence Features in SharePoint 2007 . . . . . . . . .745
Using InfoPath 2007 with SharePoint 2007 and Forms Server 2007. . . . . . . 746
Preparing to Create InfoPath 2007 Forms. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 746
File Components of a Form Template. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 747
Form Design Basics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 748
InfoPath Forms Basics in SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 752
Making the Forms Smarter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 757
Extending the Reach of Forms with Forms Server 2007 . . . . . . . . . . . . . . . 762
Configuring Forms Server Functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 764
Publishing to a Forms Server. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 764
Business Intelligence in SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 766
Excel Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 766
Key Performance Indicators . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 768
Filter Web Parts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 771
The Report Center and Sample Dashboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 774
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 775
Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 776
Index . . . . . . . . . . . . . . . . . .777
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